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La fatturazione in solo "formato elettronico": l’invio della fattura a mezzo e-mail e la conservazione cartacea della documentazione contabile

Di Maurizio Tidona, Avvocato

156 ottobre 2000

 

Il Ministero delle finanze con la risoluzione n. 132/97 ha dato risposta in parte positiva ad una istanza con cui la TELECOM richiedeva autorizzazione a non inviare al cliente la fattura in forma cartacea  ma, dopo l’inserimento in un archivio elettronico, di trasmettere la stessa per via esclusivamente elettronica.

Tale istanza si fondava sulle seguenti procedure promesse dalla richiedente:

1) Con riferimento  all'assolvimento  dell'obbligo  di  conservazione  di  cui all'art. 39 del D.P.R. 26 ottobre  1972,  n.  633,  nell’archivio informatico sarebbero state memorizzate le fatture in formato elettronico che  avrebbero sostituito l'insieme  dei  documenti  cartacei,  emesse  dal fornitore in dipendenza delle prestazioni da esso effettuate;

2) Il cliente avrebbe provveduto direttamente alla registrazione  dei documenti elettronici,  emessi  dal fornitore del servizio, e ad effettuare  la  loro  trascrizione su supporti cartacei, attraverso la  memorizzazione  dei  dati  entro i termini previsti dagli articoli 23 e 25 del citato  D.P.R.  n.  633 del 1972;

3) L'Amministrazione finanziaria, ai  fini  dei  necessari  controlli,  avrebbe potuto ricorrere, per visualizzare,  stampare  o  verificare  il  contenuto  delle  fatture,  a  propri  programmi  di  decodificazione,  sia  per   l'archivio contenente  gli  originali  presso  l'azienda   erogatrice   del   servizio, sia, in sede di verifica, per l'archivio  esistente  presso il cliente;

4) La presenza dell'originale delle  informazioni  presso  la  società fornitrice avrebbe garantito l'Amministrazione  dai  rischi  derivanti  da  eventuali alterazioni dei dati (si prevedeva  che  con  tale  sistema  sarebbero stati gestiti oltre 20 milioni di fatture TELECOM per anno, con la conseguenza che  sarebbe stato praticamente impossibile procedere ad un'eventuale  alterazione  di  alcuni dati,  stante  l'elevato  livello  di  automazione  di  tutti  i processi coinvolti);

5) Il sistema sopra descritto avrebbe consentito una  notevole  razionalizzazione  della gestione   contabile   delle   informazioni   relative   ai   servizi    di telecomunicazione  eliminando  anche  la  possibilità di   errore   nella trasposizione dei dati delle fatture per i servizi di telecomunicazione nei sistemi informatizzati aziendali.

L’amministrazione finanziaria italiana ha osservato preliminarmente  che,  per  corrispondere  alle esigenze  di  razionalizzazione   e   semplificazione   delle   procedure   di contabilizzazione, in  concomitanza  con  il  grado  di  evoluzione  raggiunto dall'informatizzazione dei servizi, ha avuto modo di rilevare  in precedenti occasioni (risoluzioni ministeriali 30 luglio 1990 n. 450217  e  30 novembre 1990 n. 451163 concernenti l'argomento in trattazione) che,  pur  non potendosi disconoscere che l'attuale formulazione dell'articolo 21,  comma  1, del D.P.R.  n.  633  del  1972,  nell'usare  espressioni  quali  "consegna"  o "spedizione" fa riferimento alla trasmissione di documenti  da  intendere  nel senso tradizionale,  si  deve  riconoscere  la  sostanziale  legittimità dei sistemi  informatici  di  trasmissione  dei  dati,  nel  presupposto  che   le informazioni  relative  alle  operazioni  rilevanti  ai   fini   IVA   vengono materializzate in documenti aventi lo stesso contenuto sia per l'emittente che per  il  ricevente,  a  prescindere  dalle  diverse  tecnologie  a  tal   fine utilizzabili.                                                                

Tanto premesso, il Ministero ha ritenuto che la procedura di emissione e  registrazione delle fatture così come sopra illustrata ai punti 1) e 2),  possa  essere  in  linea  di massima condivisa pur con alcune riserve derivanti dalla vigente normativa  in materia di adempimenti contabili.                                            

In particolare, l'emissione della fattura  si  considera  effettuata  dal prestatore del servizio all'atto della trasmissione dei  dati  che,  ai  sensi dell'articolo 21, comma 2, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n.  633,  costituiscono il contenuto della fattura stessa, con le  modalità esposte e  nel  termine  previsto  dal quarto comma del medesimo articolo 21 del citato D.P.R. n.  633  del  1972,  e comunque entro lo stesso giorno in cui l'operazione viene effettuata,  secondo quanto precisato con le circolari ministeriali n. 42 del 31 ottobre 1974 della soppressa Direzione Generale delle Tasse e II.II. sugli Affari e n. 225/E  del 16 settembre 1996 del Dipartimento delle Entrate.                            

L'esemplare della fattura destinato al committente del servizio, cui deve essere assegnata la numerazione progressiva prescritta  dall'articolo  25  del citato D.P.R. n. 633 del 1972, deve avere lo stesso  contenuto  dell'esemplare dell'emittente, potendosene discostare, per esigenze tecniche, nella  forma  e nella disposizione dei dati.                                                 

La registrazione dei documenti e' effettuata attraverso la memorizzazione dei dati e la materiale stampa degli stessi nei registri delle fatture  emesse e degli acquisti entro i termini previsti dagli articoli 23 e 25 del D.P.R. n. 633 del 1972, nel testo modificato dall'articolo 6,  comma  5,  del  D.P.R.  9 dicembre 1996, n. 695.                                                       

Ai fini delle liquidazioni, delle annotazioni e dei versamenti  periodici prescritti dagli articoli 27, 33 e 74, comma 4, del D.P.R. n.  633  del  1972, occorre tener conto di tutte  le  operazioni  soggette  a  registrazione,  nel periodo cui le liquidazioni si riferiscono, secondo quanto dispone il D.M.  11 agosto  1975,  concernente  modalità e  termini  per  le  registrazioni  IVA effettuate  mediante  utilizzazione  di  macchine   elettrocontabili   ed   in conformità ai  chiarimenti  forniti  con  le  circolari  ministeriali  della soppressa Direzione Generale delle Tasse e Imposte Indirette sugli  Affari  n. 29 del 16 settembre 1975, n. 16  del  22  marzo  1990  e  con  la  risoluzione ministeriale n. VI-12-644/93 del 18 febbraio 1994.                           

Sono applicabili le disposizioni introdotte dall'articolo 7, comma 4-ter, del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge  8 agosto 1994, n. 489, secondo il quale, a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile  con  sistemi  meccanografici  e'  considerata regolare in difetto di trascrizione su  supporti  cartacei,   nei  termini  di legge,  dei dati relativi all'esercizio corrente allorquando, anche in sede di controlli  ed  ispezioni,  gli  stessi  risultino  aggiornati  sugli  appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta  avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza (C.M. n. 181/E del 27 ottobre 1994 del Dipartimento delle Entrate).                                             

Per quanto attiene, invece, alla  richiesta  di  cui  al  punto  3),  l’amministrazione pur riconoscendo i vantaggi arrecabili dalla procedura  suesposta  in  termini  di razionalizzazione  della  gestione  aziendale  e  di   semplificazione   degli adempimenti contabili, ha rilevato che la proposta  metodologia  di conservazione  non  trova   un   riscontro   testuale   ne   possibilità  di interpretazione nella normativa vigente, per cui non può essere  accolta  se non a seguito di uno specifico intervento normativo, peraltro  già demandato al Governo dagli articoli 3, comma 147, lettera c)  della  legge  28  dicembre 1995, n. 549 e 3, comma 136,  della  legge  23  dicembre  1996,  n.  662,  che prevedono  la  semplificazione  degli  adempimenti  contabili  e  formali  dei contribuenti,  tenendo  conto  dell'adozione  di  nuove  tecnologie   per   il trattamento e la conservazione delle informazioni.

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Esempio: CASTIGLIONI M., La securitization in Italia, in Magistra Banca e Finanza - Tidona.com - ISSN: 2039-7410, 2010
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