Di Vincent Dreux, Direttore PaS International di Parigi e Gérard de Susanne, membro del Consiglio Direttivo di Eurofactor – Parigi
17 settembre 2001
Le imprese europee scambiano fra loro più di 18 miliardi di fatture per anno, conseguentemente la loro trasmissione elettronica diventa un vantaggio fondamentale sia in termini di produttività sia di qualità dell’informazione.
Durante l’anno 2000 tutte le più grandi imprese hanno realizzato vari progetti di marketplaces e di e-procurement per il trattamento in via elettronica dei cataloghi prodotti e degli ordini.
Tutti questi progetti contengono naturalmente il concetto di dematerializzazione delle fatture.
Il quadro di riferimento per l’utilizzo della dematerializzazione non può riferirsi unicamente ai vari rapporti con i partners commerciali senza prendere in considerazione la legislazione fiscale che si applica alle parti impegnate nella transazione.
Bisogna ricordare che la fattura rappresenta il più importante documento ai fini del calcolo dell’IVA.
La situazione attuale della dematerializzazione fiscale in Europa.
Molti paesi membri della Comunità Europea riconoscono la validità della trasmissione elettronica delle fatture. Le diverse legislazioni impongono dei controlli di conformità sulle fatture emesse e ricevute elettronicamente e delle varie annotazioni, l’archiviazione delle fatture clienti separata da quella fornitori e dai libri giornali.
Alcune regole sull’utilizzo della fatturazione elettronica differiscono secondo i paesi. In Spagna e Olanda l’utilizza di questa tecnica è subordinata ad una autorizzazione dell’Autorità Fiscale, contrariamente a quanto avviene in Francia, paese all’avanguardia in materia[1], e in Germania dove è sufficiente una semplice comunicazione dell’utilizzo del sistema.
In Belgio, l’attuazione della norma che ne consente l’uso è fatta attraverso un regio decreto, poiché non è ancora stato emesso, l’amministrazione fiscale concede delle autorizzazioni “personalizzate” in particolare per i settori dell’automobile e delle telecomunicazioni.
Vi è inoltre una differenza sui tempi di conservazione degli archivi fatture, causata dalle norme fiscali e contabili imposte dalle varie amministrazioni.
A titolo d’esempio, la legge tedesca impone una durata di 10 anni a fronte dei 6 anni richiesti dall’amministrazione francese.
Verso un’armonizzazione della legislazione a livello europeo.
Di fronte a queste disparità legislative, in vista dell’adattamento alla realtà economica, è stato emesso un progetto di Direttiva Europea[2] in modifica della 6ª Direttiva sull’IVA del 17/05/77. Nello specificare le informazioni che devono essere obbligatoriamente contenute nella fattura, il Progetto di Direttiva autorizza l’emissione, la trasmissione e l’archiviazione delle fatture a mezzo “elettronico”, a determinate condizioni.
Il ricorso a un sistema di fatturazione elettronica sarà valido sotto semplice notifica all’Autorità Fiscale, notifica che non verrà in seguito più richiesta.[3]
La Commissione rifiuta qualsiasi autorizzazione preventiva che costituisca « un ostacolo allo sviluppo della fatturazione elettronica ».
Con la trasmissione elettronica l’autenticità e l’integrità del contenuto delle fatture devono essere garantite da una firma elettronica[4] secondo la Direttiva Europea del 13/12/99.
La proposta di Direttiva prevede un obbligo generale di archiviazione delle fatture emesse e ricevute. La durata e il luogo dell’archiviazione rimangono liberamente fissati dagli Stati membri. Il testo impone in ogni caso la possibilità di accesso immediato e senza ostacoli ai dati archiviati, l’integrità e la leggibilità dei dati devono essere garantite durante tutto il periodo d’archiviazione.
Ad oggi, a Bruxelles ci sono state delle trattative tra i 15 Paesi membri della Comunità Europea, i quali sono favorevoli all’adozione della Direttiva.
Rimangono lo stesso delle regole da stabilire, in particolare per quanto riguarda il ricorso alla firma elettronica avanzata, che non è ancora oggetto di un accordo totale.
Sembra ragionevole pensare che la Direttiva sarà adottata entro la fine del 2001, inizio 2002.[5]
L’opportunità per le imprese.
Le imprese cercano continuamente di automatizzare i processi legati all’emissione e alla ricezione delle fatture sia per quanto riguarda i clienti, sia per i fornitori. La dematerializzazione delle fatture risponde perfettamente ai loro bisogni e il suo sviluppo è inevitabile.
La sua affermazione è avvantaggiata dalla volontà degli Stati che si manifesta attraverso l’azione della Commissione Europea, se da una parte si cerca di rispondere alle richieste delle imprese, dall’altra le amministrazioni fiscali degli stati membri saranno dotate di mezzi adeguati per semplificare il loro lavoro di verifica e di un programma che, attraverso Internet, consentirà la supervisione degli atti del commercio fra imprese.
Per quanto riguarda il concetto di dematerializzazione delle fatture, la volontà degli Stati incontra quella delle imprese. I primi utilizzatori di questo servizio saranno le grandi imprese attraverso gli invii di ordini. Aiuteranno i loro fornitori PMI per i quali il processo alla dematerializzazione sarà più lungo.
L’opportunità per i soggetti finanziari.
Le banche, gli istituti di credito e le società di factoring saranno direttamente coinvolti.
In effetti i soggetti finanziari ricoprono un ruolo fondamentale negli atti commerciali, attraverso i pagamenti e i finanziamenti a breve termine delle imprese, inclusa l’assunzione del rischio.
I vantaggi sono :
– offrire una gamma ampia di servizi ai clienti;
– estendere l’integrazione dei mezzi di pagamento dematerializzati alla gestione elettronica delle fatture;
– proporre delle soluzioni di finanziamento semplici e sicure appoggiandosi sulla dematerializzazione delle fatture.
Il vantaggio è maggiore per la produttività delle imprese, per la qualità delle informazioni, per la modernizzazione dei servizi legati al trattamento delle fatture. Si inserisce perfettamente nei progetti di dichiarazione telematica dei vari stati membri.
C’è anche un vantaggio di armonizzazione a livello europeo in un momento dove le transazioni transfrontaliere sono in forte crescita con l’abbandono delle monete nazionali per i Paesi membri dell’Unione.
[1] Legge fiscale del 1990: articolo 289 bis del CGI
[2] Proposizione del 17/11/2000: testo disponibile sul sito dell’Unione Europea : http://www.europa.eu.int/
[3] 31/12/2005
[4] Secondo l’art. 2(2) della Direttiva, « una firma elettronica avnzata deve soddisfare le seguenti esigenze : essere legata unicamente alla firma, permettere di identifecare il firmatario, essere creata secondo metodi che ne permettano il controllo escusivo al firmatario, essere legata ai dati ai quali essa si riferisce in modo che successive modificazioni dei dati siano impossibili ».
[5] Fonte Commissione Europea.
Vincent Dreux, “La dematerializzazione delle fatture in Europa”, Magistra Banca e Finanza, 17 settembre 2001, ISSN 2039-7410, https://www.tidona.com/la-dematerializzazione-delle-fatture-in-europa/.
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