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Di Antonio Pezzuto, ex Dirigente della Banca d’Italia

Il d.lgs. 25 maggio 2017, n. 90, che ha recepito nell’ordinamento italiano la Direttiva 2015/849/UE (c.d. IV Direttiva Antiriciclaggio), ha introdotto due importanti novità con riguardo agli istituti di vigilanza in possesso della licenza prefettizia di cui all’art. 134 T.U.L.P.S. (Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza), che svolgono l’attività di trattamento del contante.

Il decreto di recepimento ha attribuito alla Banca d’Italia la qualifica di Autorità di vigilanza di settore nei confronti dei suddetti operatori (non finanziari), “limitatamente al trattamento delle banconote in euro” (art. 1, comma 2, lett. c). Contestualmente, è stato modificato l’art. 8 del decreto-legge 350/2001, convertito, con modificazioni, nella legge 409/2001, prevedendo l’obbligo, per tali operatori, di iscriversi in un apposito albo tenuto dalla Banca d’Italia. In forza di ciò, la Banca d’Italia ha acquisito poteri normativi, ispettivi e sanzionatori in materia antiriciclaggio anche nei confronti degli operatori iscritti nell’elenco.

Per dare attuazione alla nuova previsione, l’Istituto ha emanato il 23 aprile 2019 il Provvedimento recante “Disposizioni per l’iscrizione e la gestione dell’elenco di cui all’articolo 8 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito, con modificazioni, dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, nonché su organizzazione, procedure e controlli in materia antiriciclaggio per gli operatori non finanziari iscritti nell’elenco”.

Lo schema di regolamentazione messo a punto dalla Banca d’Italia si compone di 34 articoli, compendiati in 7 Capi: il Capo I (art. 1) contiene alcune definizioni; il Capo II (artt. 2-5) definisce i requisiti per l’iscrizione nell’elenco e i casi di decadenza; il Capo III (artt. 6-10) specifica i requisiti di onorabilità e professionalità per gli esponenti aziendali e per i partecipanti al capitale; il Capo IV (artt. 11-12) individua le comunicazioni che gli operatori devono inviare alla Banca d’Italia; il Capo V (artt. 13-26) stabilisce i requisiti organizzativi, fissa i principi per l’esternalizzazione della funzione antiriciclaggio, individua i compiti degli organi di gestione e delle principali funzioni aziendali; il Capo VI (artt. 27-31) disciplina i poteri della Banca d’Italia e i casi di cancellazione dall’elenco; il Capo VII (artt. 32-34) contiene disposizioni transitorie e finali.

Vengono esplicitati i requisiti necessari per ottenere l’iscrizione nell’elenco tenuto dalla Banca d’Italia. Al fine di non gravare gli operatori di eccessivi oneri, non è richiesta l’adozione di particolari forme giuridiche e di limiti minimi di capitale. Si richiede tuttavia ai componenti dell’organo di gestione, al direttore generale e al direttore tecnico il possesso dei requisiti di onorabilità e di professionalità. Requisiti di onorabilità sono richiesti anche per i responsabili di alcune funzioni aziendali[1] e per i soggetti che detengono partecipazioni rilevanti, cioè quote partecipative superiori al 25 per cento del capitale.

La verifica del possesso dei requisiti degli esponenti aziendali è condotta, in occasione della nomina e del rinnovo, dall’organo di appartenenza dell’esponente; quella del direttore generale, del direttore tecnico e dei soci[2] è condotta dall’organo di gestione. Nel caso di organi monocratici, il possesso dei requisiti è attestato da una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ex art. 47 del DPR 445/2000.

Il regolamento stabilisce requisiti organizzativi specifici in materia antiriciclaggio che vanno ad integrare le previsioni del Provvedimento della Banca d’Italia contenente “Disposizioni per l’attività di gestione del contante”. Ciascun operatore applica le disposizioni secondo il principio di proporzionalità, in coerenza con le dimensioni e la complessità dell’attività svolta ed è chiamato ad adottare presidi, controlli e procedure adeguati alla propria esposizione al rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

Ciascun operatore deve inoltre istituire un’apposita funzione antiriciclaggio, nominandone il relativo responsabile, che deve essere collocata in posizione gerarchico-funzionale adeguata e non deve avere responsabilità dirette in aree operative o essere gerarchicamente dipendente dai responsabili di dette aree. Tale funzione deve essere indipendente ed avere accesso alle informazioni rilevanti per lo svolgimento della propria attività. Oltre a collaborare con l’organo di gestione nella definizione degli indirizzi strategici, dell’assetto organizzativo e delle procedure in materia antiriciclaggio, verificandone l’efficacia, la funzione antiriciclaggio è tenuta a informare gli organi aziendali di violazioni o carenze rilevanti, proporre all’organo di gestione le modifiche organizzative e procedurali necessarie ad assicurare un corretto presidio del rischio, predisporre il regolamento antiriciclaggio, realizzare un sistema di flussi informativi diretti agli organi aziendali e all’alta direzione, curare la formazione del personale.

La funzione antiriciclaggio è tenuta altresì a valutare, almeno annualmente, l’esposizione dell’operatore al rischio (c.d. autovalutazione), il cui risultato dovrà essere trasmesso agli organi aziendali e, entro il 30 aprile dell’anno successivo, alla Banca d’Italia unitamente alla relazione annuale.

L’esercizio di autovalutazione, da condurre secondo le indicazioni fornite dalla Banca d’Italia, prende avvio dalla mappatura del processo di gestione del contante e comprende le attività di identificazione dei rischi attuali e potenziali cui l’operatore è esposto, tenendo conto di una serie di elementi (dimensioni e complessità operativa, tipologia della clientela, area geografica, ecc.), nonché di analisi dell’adeguatezza della struttura organizzativa, di valutazione del livello di rischio residuo e di individuazione e realizzazione di interventi correttivi a fronte delle criticità rilevate.

E’ consentita l’esternalizzazione della funzione antiriciclaggio a soggetti esterni, a condizione che: i) questi siano in possesso di requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza; ii) il contratto di esternalizzazione preveda almeno l’obbligo da parte dell’affidatario di assicurare la riservatezza in merito alle informazioni di cui è venuto a conoscenza nell’esercizio della funzione; iii) sia riconosciuto alle Autorità di settore e alla Unità di informazione finanziaria (UIF) il diritto di accedere alle informazioni e ai locali dell’affidatario.

Il regolamento disciplina le modalità e i termini di invio delle segnalazioni periodiche rilevanti per finalità di prevenzione del riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

In considerazione del ruolo di rilievo che la funzione di revisione interna (internal audit) svolge nel sistema dei controlli di gestione, si stabilisce che questa sia tenuta a verificare su base continuativa la funzionalità e l’adeguatezza dell’assetto organizzativo aziendale e la sua conformità rispetto al quadro normativo di riferimento. Le verifiche sono condotte anche mediante controlli di tipo ispettivo e riguardano, in particolare: i) il rispetto costante dell’obbligo di adeguata verifica della clientela; ii) l’efficacia dell’assetto preordinato all’individuazione e alla segnalazione di operazioni sospette; iii) l’adeguatezza e l’efficacia dell’attività della funzione antiriciclaggio; iv) l’effettiva acquisizione e conservazione di dati, informazioni e documenti prescritti dalla normativa.

Sulla base dell’esposizione al rischio dell’operatore, la funzione di revisione interna predispone un piano periodico di audit da attuarsi mediante interventi sia a distanza sia in loco, a cui seguono verifiche di follow up al fine di determinare l’adeguatezza e l’efficacia delle iniziative intraprese per rimuovere le manchevolezze riscontrate.

La funzione di internal audit può essere esternalizzata a terzi; in tal caso, l’operatore designa un “responsabile interno” con il compito di verificare il corretto svolgimento della funzione da parte dell’affidatario. L’adeguatezza delle procedure e dei sistemi di controllo interno posti in essere dall’affidatario deve formare oggetto, almeno annualmente, di verifica e valutazione.

Allo scopo di contenere gli oneri in capo agli operatori di minori dimensioni, è previsto che gli stessi possano: i) conferire l’incarico di responsabile della funzione antiriciclaggio e di responsabile delle segnalazioni periodiche a un membro dell’organo di gestione, purché privo di deleghe operative; ii) soprassedere all’istituzione di una funzione di internal audit; iii) effettuare l’autovalutazione del rischio e l’esame del regolamento antiriciclaggio ogni due anni.

Alla Banca d’Italia, in qualità di Autorità di vigilanza di settore, sono attribuiti poteri di controllo, di intervento e sanzionatori. In forza di tale previsione, la Banca d’Italia verifica il rispetto da parte degli operatori degli obblighi previsti dal decreto antiriciclaggio e dalle relative disposizioni attuative, nonché l’adeguatezza dei relativi assetti organizzativi e procedurali. Essa può pertanto condurre ispezioni in loco e richiedere l’esibizione o la trasmissione di atti o documenti utili a fini di indagine.

Qualora, nell’ambito dell’attività di controllo, sia accertato il mancato rispetto degli obblighi previsti dalla disciplina in materia antiriciclaggio, la Banca d’Italia può, oltre ad irrogare sanzioni pecuniarie, convocare gli esponenti aziendali e il personale degli operatori e ordinare la convocazione ovvero convocare direttamente gli organi aziendali, fissando l’ordine del giorno e proponendo l’assunzione di specifiche decisioni. Nelle ipotesi di gravi carenze o violazioni regolamentari, la Banca può imporre, anche in via d’urgenza, il divieto di svolgere nuove operazioni.

Al termine della fase di consultazione, il 5 giugno 2019 la Banca d’Italia ha pubblicato il Provvedimento “Disposizioni per l’attività di gestione del contante”, modificato in relazione al mutato quadro normativo. Le modifiche proposte riguardano:

• l’introduzione dell’obbligo, per gli operatori non finanziari che svolgono professionalmente l’attività di custodia e trasporto di banconote ai sensi dell’art. 134 del T.U.L.P.S., di iscriversi nell’elenco di cui all’art. 8 del decreto-legge 350/2001, tenuto dalla Banca d’Italia (capitolo I, paragrafo 2);
• l’inserimento dell’obbligo, per i gestori del contante[3], di trasmettere le banconote ritirate dalla circolazione direttamente al Centro Nazionale di Analisi costituito presso la Banca d’Italia – Servizio Gestione circolazione monetaria, corredate del verbale di ritiro redatto tramite la procedura SIMEC prevista dal decreto MEF del 28.4.2016 (capitolo III);
• il riconoscimento ai destinatari dell’atto di contestazione delle violazioni riscontrate, che abbiano partecipato alla fase istruttoria attraverso la presentazione delle controdeduzioni e/o la partecipazione all’audizione, di trasmettere al Direttorio della Banca d’Italia[4] sintetiche osservazioni in merito ai contenuti della proposta di sanzione, loro preventivamente inviata[5] (capitolo VI).

NOTE:

[1] Responsabili della funzione antiriciclaggio, delle segnalazioni di operazioni sospette, delle segnalazioni periodiche, della funzione di revisione interna, dei controlli di secondo livello e di sala conta.

[2] Qualora titolare della partecipazione rilevante sia un soggetto diverso da persona fisica, i requisiti devono sussistere in capo ai componenti dell’organo di gestione e al direttore generale nelle società di capitali, e a tutti i soci nelle società di persone.

[3] Sono tali i soggetti tenuti a verificare l’integrità e lo stato di conservazione delle banconote allo scopo di individuare quelle sospette di falsità e quelle logore. Essi sono le banche, le Poste Italiane, gli IMEL, gli IP, gli altri prestatori di servizi di pagamento ex art. 114-sexies del TUB, gli operatori non finanziari, i cambiavalute, i commercianti, i casinò e le filiali italiane di soggetti esteri rientranti nelle categorie sopra indicate.

[4] Si rammenta che il Direttorio è un organo collegiale, costituito dal Governatore, dal Direttore Generale e da tre Vicedirettori Generali, competente per l’assunzione di provvedimenti aventi rilevanza esterna relativi all’esercizio delle funzioni pubbliche attribuite dalla legge alla Banca d’Italia per il perseguimento delle finalità istituzionali, con esclusione delle decisioni rientranti nelle attribuzioni del Sistema europeo delle banche centrali (SEBC).

[5] Trattasi del c.d. “contraddittorio rafforzato”, già previsto per l’irrogazione delle sanzioni nei confronti degli intermediari bancari e finanziari.